Đặt hộp quà bánh cho công ty: chọn món, in thiệp và lên lịch giao

Mỗi mùa trung thu hay cuối năm, tụi mình nhận nhiều đơn từ các công ty: có nơi đặt hai mươi hộp cho nhân viên, có nơi đặt vài trăm hộp tặng đối tác. Người phụ trách thường là bạn hành chính hoặc nhân sự, không có nhiều thời gian và cũng chưa từng đặt số lượng như vậy. Bài này gom lại các bước mà đơn nào cũng đi qua.

Chọn món có thể để được và ai cũng ăn được

Quà tặng đi nhiều nơi, nên bánh cần giữ được vài ngày mà không phải cất tủ lạnh. Vì thế các đơn công ty thường chọn bánh trung thu nướng, hộp bánh quy hoặc macaron hơn là bánh kem. Bánh trung thu nướng nhân nhà sên giữ được khoảng hai tuần ở nơi khô mát, ngon hơn nếu để một hai ngày cho vỏ hồi dầu. Hộp quà Tết với hũ bánh quy bơ, biscotti và bánh quy dừa lá dứa thì giữ giòn khoảng ba tuần nếu đậy kín.

Trong một công ty luôn có người ăn chay, người kiêng ngọt, người dị ứng đậu phộng. Bạn có thể nhắn danh sách này khi đặt, tụi mình sẽ gợi ý phối hộp có nhiều lựa chọn hoặc tách riêng vài hộp không hạt. Bếp dùng chung dụng cụ, nên tụi mình ghi rõ thành phần trên từng hộp thay vì hứa là không lẫn vết hạt.

In thiệp theo tên công ty

Đơn từ 20 hộp trở lên, tụi mình in thiệp nhỏ đi kèm với tên công ty và lời chúc bạn gửi. Bạn chỉ cần gửi dòng chữ, logo nếu có, và nói rõ có muốn ghi tên người nhận không. Nếu muốn ghi tên từng người, hãy gửi file bảng tính gồm tên và địa chỉ, tụi mình in và dán thiệp lên từng hộp. Việc này cần thêm thời gian, nên đơn có in tên riêng nên đặt sớm hơn.

Về lời chúc, ngắn thì dễ đọc. Một hai câu chân thành, ví dụ cảm ơn một năm làm việc, hay chúc đối tác một mùa trung thu đầm ấm, thường hợp hơn một đoạn văn dài. Bạn có thể nhắn cho tụi mình đọc thử bản nháp, nếu cần thì góp ý giúp chữ nào dễ in vừa thiệp.

Lên lịch nướng và lịch giao

Gọi hotline hoặc nhắn Zalo trước khoảng một tuần để tụi mình giữ lịch nướng. Vào cao điểm như tuần trước rằm tháng Tám hay hai tuần cuối năm, đơn lớn nên báo sớm hơn. Khi chốt, bạn gửi cho tụi mình số lượng, loại hộp, danh sách địa chỉ và ngày cần nhận.

Địa chỉ trong TP.HCM tụi mình giao bằng xe của tiệm hoặc đối tác giao hàng, có thể chia nhiều đợt theo khu vực. Địa chỉ ở tỉnh khác giao qua đơn vị vận chuyển, mất khoảng hai đến bốn ngày, và hộp được bọc xốp chống sốc. Bạn nên chốt ngày giao sớm hơn ngày cần tặng chừng hai ngày để dự phòng.

Thanh toán và xuất hoá đơn

Tiệm chỉ nhận thanh toán khi nhận hàng, nên với đơn nhiều địa chỉ, bạn thống nhất một đầu mối nhận hàng và trả tiền cho cả đợt. Phí giao 30.000đ cho mỗi đơn, miễn phí giao hàng cho đơn từ 400.000đ; với đơn công ty thì thường vượt ngưỡng này nên bạn không phải trả thêm. Cần hoá đơn đỏ, bạn gửi thông tin xuất hoá đơn khi đặt để tiệm chuẩn bị trước.

Cuối cùng, một lời khuyên nhỏ: đặt thêm khoảng năm phần trăm số hộp so với danh sách. Luôn có người nhập thêm, đổi địa chỉ, hay bạn muốn giữ lại vài hộp để tặng đột xuất. Số hộp dư này nếu không dùng, bạn có thể mang về ăn trong nhà, vì bánh khô đúng nghĩa là để được lâu.